In vielen Unternehmen wächst das Interesse an der Nutzung von GPS-Tracking für ihre Firmenfahrzeuge. Dies kann dazu dienen, gestohlene Fahrzeuge zu orten oder die Effizienz von Flotten zu optimieren. Allerdings gibt es dabei erhebliche (insbesondere Datenschutz-) rechtliche und Hürden zu beachten, gerade dann, wenn es um die Überwachung von Mitarbeitenden geht. In diesem Artikel beleuchten wir die rechtlichen Fallstricke und die datenschutzkonforme Gestaltung der GPS-Daten-Nutzung.

Rechtliche Fallstricke bei der Nutzung von GPS-Fahrzeugdaten

Zunächst stellt sich die Frage, ob GPS-Daten als personenbezogene Daten gelten. Im Grunde erfassen diese nur die Position eines Fahrzeugs. Wenn jedoch nachvollziehbar ist, welche Mitarbeitenden das Fahrzeug wann verwendet haben, werden aus den GPS-Daten personenbezogene Daten, die den Datenschutzbestimmungen, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer Datenschutzgesetze, unterliegen.

Besondere Vorsicht ist geboten, wenn diese Daten verwendet werden, um das Verhalten von Mitarbeitenden zu überwachen oder Profile von diesen zu erstellen. Deutsche Gerichte und Datenschutzbehörden haben hierzu klare Standpunkte eingenommen. In solchen Fällen ist der verantwortliche Arbeitgeber verpflichtet, eine Datenschutzfolgenabschätzung durchzuführen, die die mit der Datenverarbeitung verbundenen Risiken bewertet und die Verhältnismäßigkeit der Verarbeitungsvorgänge prüft. Es müssen auch mögliche Abhilfemaßnahmen ergriffen oder mildere Alternativen in Betracht gezogen werden.

Unabhängig von einer Datenschutzfolgenabschätzung müssen die Grundsätze der DSGVO eingehalten werden, insbesondere die Notwendigkeit einer geeigneten Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung, um die Rechtmäßigkeit sicherzustellen.

Rechtmäßigkeit der Verarbeitung von GPS-Fahrzeugdaten

Viele Unternehmen versuchen, die Nutzung von GPS-Daten auf die Einwilligung der Mitarbeitenden zu stützen. In einem Arbeitsverhältnis sind jedoch hohe Anforderungen an die Wirksamkeit einer Einwilligung zu erfüllen, insbesondere hinsichtlich ihrer Freiwilligkeit. In der Praxis ist die Freiwilligkeit oft fraglich, da Mitarbeitende den Anweisungen ihres Arbeitgebers unterliegen und Nachteile befürchten könnten, wenn sie die Einwilligung verweigern.

Eine Dauerüberwachung, wie sie durch die Auswertung von GPS-Daten möglich ist, kann sich nicht auf die Rechtsgrundlage der Einwilligung stützen, es sei denn, der Mitarbeiter kann zwischen einem klassischen Fahrtenbuch und einem GPS-gestützten Fahrtenbuch wählen, sofern er für zulässige Privatfahrten das GPS-Tracking ausschalten kann.

Eine alternative Rechtsgrundlage kann das berechtigte Interesse des Unternehmens sein, sofern die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen nicht überwiegen. Dies hängt vom konkreten Verwendungszweck der GPS-Daten ab. Die Verwendung von GPS-Daten zur Verhaltenskontrolle von Mitarbeitern ist arbeitsrechtlich unzulässig und kann daher kein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers darstellen. Der Schutz vor Diebstahl oder die Nutzung der Daten für Abrechnungs- oder Nachweiszwecke können jedoch als berechtigte Interessen des Unternehmens betrachtet werden.

Eine weitere mögliche Rechtsgrundlage könnte der Arbeitsvertrag selbst sein, vorausgesetzt, die Datenverarbeitung ist für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Es muss jedoch das mildeste Mittel gewählt werden, um den gewünschten Zweck zu erreichen.

Eine Betriebsvereinbarung, die die Nutzung von GPS-Trackingdaten regelt, kann ebenfalls als Grundlage für eine rechtmäßige Verarbeitung herangezogen werden. Hier sind ggf. weiterreichende Regelungen möglich als bei anderen Rechtsgrundlagen.

Mindestanforderungen an die Auswertung von GPS-Fahrzeugdaten

unabhängig von der gewählten Rechtsgrundlage müssen bei der Nutzung von GPS-Trackingdaten die Grundsätze der DSGVO beachtet werden:

• Transparenz: Die Verarbeitung muss transparent sein und den Betroffenen müssen detaillierte Informationen über die Verarbeitungsmethoden bereitgestellt werden. Nur die Verarbeitungen, die den Betroffenen mitgeteilt wurden und für die es eine Rechtsgrundlage gibt, sind zulässig.
• Datenminimierung: Es dürfen nur die für den jeweiligen Zweck notwendigen Daten verarbeitet werden.
• Speicherbegrenzung: Daten müssen gelöscht werden, sobald der Zweck entfällt und keine Aufbewahrungsfristen mehr bestehen. Bei Verarbeitungen auf Grundlage einer Einwilligung müssen die Daten bei Widerruf der Einwilligung gelöscht werden, bei Datenverarbeitungen aufgrund berechtigter Interessen bei Widerspruch der Betroffenen gegen die Verarbeitung.
• Integrität und Vertraulichkeit: Die erfassten Daten müssen vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch geschützt werden. Bei GPS-Daten sind angemessene IT-Sicherheitsmaßnahmen erforderlich.

Wenn Ihr Unternehmen GPS-Daten für Firmenfahrzeuge nutzen möchte, ist es wichtig, sich über die rechtlichen Anforderungen und Datenschutzbestimmungen im Klaren zu sein. Falls Sie Unterstützung bei der Bewertung Ihres speziellen Anwendungsfalls benötigen, stehen wir Ihnen gerne unter support@v-formation.de zur Verfügung. Die Einhaltung der Gesetze und Datenschutzvorschriften ist unerlässlich, um rechtliche Risiken zu minimieren und das Vertrauen der Mitarbeiter zu wahren.